¿Alguna vez te has preguntado por qué un compañero con tu mismo sueldo bruto cobra más que tú al mes? La respuesta suele estar en el Modelo 145. Este formulario es el que utilizas para comunicar tus datos personales y familiares a tu empresa para que esta calcule la retención de IRPF correcta. En esta guía de 2026, te explicamos cómo rellenarlo paso a paso, cuándo es obligatorio actualizarlo y cómo evitar que Hacienda se quede con más dinero del que le corresponde cada mes.
En 2026, la gestión del IRPF se ha vuelto más dinámica. Con los ajustes en los tramos impositivos y las nuevas deducciones por familia y vivienda, un Modelo 145 mal cumplimentado puede suponer una pérdida de liquidez mensual importante. Aunque al final del año, al hacer la Declaración de la Renta, los saldos se ajustan, lo ideal es que la retención en nómina sea la justa: ni de más (perderías dinero mes a mes) ni de menos (te llevarías un susto en junio al tener que pagar a Hacienda).
1. ¿Qué es el Modelo 145 y para qué sirve?
El Modelo 145 es el formulario de Comunicación de datos al pagador. Es el documento mediante el cual el trabajador informa a su empresa de su situación civil, si tiene hijos, si cuida de personas mayores o si tiene alguna discapacidad.
Con esta información, el software de nóminas de la empresa aplica un porcentaje de retención de IRPF. Cuantas más deducciones personales tengas derecho a aplicar, menor será el porcentaje de retención y mayor será tu sueldo neto mensual.
2. ¿Cuándo es obligatorio presentar o actualizar el Modelo 145?
Mucha gente piensa que solo se rellena al entrar a trabajar en una empresa nueva, pero en 2026 existen varios escenarios donde es obligatorio volver a presentarlo:
- Al inicio de una relación laboral: Es el primer documento que te entregará el departamento de Recursos Humanos.
- Al inicio de cada año: Muchas empresas piden una actualización en enero para ajustar las retenciones a la nueva normativa fiscal del año.
- Cuando cambian tus circunstancias: Si te casas, si tienes un hijo, si te divorcias o si una persona mayor pasa a vivir bajo tu cuidado. Tienes un plazo de 10 días desde que ocurre el cambio para comunicarlo a la empresa.
3. Apartado 1: Datos personales y situación familiar
Este es el bloque inicial y uno de los más críticos. Aquí debes elegir una de las tres situaciones familiares posibles en 2026:
- Situación 1 (Soltero, viudo, divorciado o separado legalmente con hijos menores de 18 años o mayores incapacitados): Es la situación para familias monoparentales.
- Situación 2 (Casado y no separado legalmente cuyo cónyuge no obtiene rentas superiores a 1.500 € anuales): Si tu pareja no trabaja o gana muy poco, marcar esta opción bajará tu retención considerablemente.
- Situación 3 (Situación distinta de las anteriores): Aquí entran los solteros sin hijos, las personas casadas cuyo cónyuge gana más de 1.500 € al año, o quienes no quieren declarar su situación familiar.
4. Apartado 2: Hijos y otros descendientes
Aquí debes incluir a tus hijos menores de 25 años que vivan contigo y no tengan rentas anuales superiores a 8.000 €.
- Hijos menores de 3 años: Tienen una deducción mayor.
- Cómputo por entero o por mitad: Si los hijos conviven con ambos progenitores (caso de matrimonios o parejas de hecho con hijos), se debe marcar que la deducción es «por mitad», ya que ambos padres se reparten el beneficio fiscal.
5. Apartado 3: Ascendientes a cargo
Si tus padres o abuelos (mayores de 65 años) viven contigo y no tienen rentas superiores a 8.000 €, puedes incluirlos en este apartado. También se incluyen si tienen una discapacidad superior al 33%, independientemente de su edad. Esto reduce la base sobre la que se calcula el impuesto.
6. Apartado 4: Discapacidad del trabajador o de sus familiares
Si tú, tus hijos o tus padres a cargo tenéis reconocida una discapacidad, debes marcarlo aquí.
- Grado entre el 33% y el 65%.
- Grado superior al 65%.
- Necesidad de ayuda de terceras personas o movilidad reducida. Este apartado es el que más reduce la retención de IRPF en 2026, ya que el sistema fiscal español protege especialmente la capacidad económica de las personas con discapacidad.
7. Apartado 5: Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda habitual
Este apartado genera muchas dudas en 2026. Solo debes marcarlo si:
- Compraste tu vivienda habitual antes del 1 de enero de 2013 y tienes derecho a la deducción por inversión en vivienda habitual en el régimen transitorio.
- Realizas pagos por préstamo hipotecario para esa vivienda. Al marcarlo, la empresa reducirá tu retención en dos puntos porcentuales (hasta un límite), permitiéndote disfrutar del beneficio fiscal mes a mes en lugar de esperar a la Declaración de la Renta.
8. Apartado 6: Datos de regularización
Este bloque solo se rellena en situaciones muy específicas, como cuando el trabajador ha tenido más de un pagador en el año o si ha habido cambios en sus retribuciones que obligan a ajustar los cálculos realizados previamente por la empresa.
9. Consecuencias de mentir en el Modelo 145
Es tentador marcar que tienes un cónyuge sin ingresos o más hijos de los que tienes para cobrar más al mes, pero en 2026 el cruce de datos entre la Seguridad Social y la AEAT es instantáneo.
- Responsabilidad del trabajador: El trabajador es el único responsable de la veracidad de los datos. La empresa se limita a aplicar el cálculo basado en lo que tú firmas.
- Sanciones de Hacienda: Si Hacienda detecta que has falseado datos para que te retengan menos, te obligará a pagar la diferencia en la Renta más una sanción administrativa que puede oscilar entre el 35% y el 150% de las cantidades no retenidas.
10. ¿Qué pasa si no presento el Modelo 145?
Si decides no entregar el formulario a tu empresa (o no marcar ninguna casilla de situación familiar), la empresa aplicará por defecto la Situación 3 y no aplicará ninguna deducción por hijos o ascendientes.
- Resultado: Te aplicarán la retención más alta posible para tu nivel de sueldo.
- Ventaja: Te asegurarás de que la Declaración de la Renta te salga a devolver, ya que habrás pagado de más durante todo el año. Sin embargo, estarás «prestando» dinero a Hacienda a interés cero durante meses.
11. El Modelo 145 en el Teletrabajo y la Movilidad Geográfica
En 2026, si has aceptado un trabajo que ha requerido tu traslado de residencia a una nueva ciudad y estabas inscrito como desempleado, tienes derecho a una deducción por movilidad geográfica. Esto también se comunica en el Modelo 145 y reduce tu retención durante los dos primeros años en el nuevo puesto.
12. Consejos para optimizar tu nómina a través del Modelo 145
- Revisa el IRPF tras un nacimiento: No esperes a que la empresa se entere. En cuanto nazca tu hijo, presenta un nuevo 145 para que tu sueldo neto suba inmediatamente.
- Atención a los 18 y 25 años: Cuando tus hijos cumplen estas edades, cambian las condiciones de la deducción. Asegúrate de actualizar el modelo para evitar que la empresa te retenga de menos por error y luego tengas que pagar a Hacienda.
- Hijos con rentas propias: Si tu hijo de 20 años ha trabajado en verano y ha ganado más de 8.000 €, ya no puedes incluirlo en tu Modelo 145 para ese ejercicio.
13. Conclusión: Tú tienes el control de tu sueldo
El Modelo 145 es la herramienta de comunicación más directa que tienes con el fisco a través de tu empresa. En 2026, con la digitalización de los departamentos de RRHH, es más fácil que nunca actualizarlo a través de los portales del empleado.
No veas este documento como un simple trámite burocrático; míralo como la llave para optimizar tus finanzas mensuales. Un Modelo 145 bien cumplimentado es la mejor garantía de que el dinero que tanto te cuesta ganar llegue a tu bolsillo en la cantidad correcta desde el primer día del mes.
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